Algemene Voorwaarden - Privacyverklaring

1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten en aanvullende vervolgopdrachten die aan notariskantoor Le Coultre, gevestigd te Laren (NH), hierna te noemen: “het notariskantoor”, worden gegeven alsook op de rechtsbetrekkingen die daaruit voortvloeien of daarmee verband houden. Alle opdrachten worden geacht uitsluitend te zijn gegeven aan en aanvaard door het notariskantoor. Dit geldt tevens indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door een bepaalde persoon zal worden uitgevoerd. Alle opdrachten worden met uitsluiting van artikel 7:404 Burgerlijk Wetboek en 7:407 lid2 Burgerlijk Wetboek aanvaard. De opdrachtgever vrijwaart het notariskantoor tegen aanspraken van derden, de redelijke kosten van rechtsbijstand daaronder begrepen, die op enigerlei wijze samenhangen met de werkzaamheden voor de opdrachtgever verricht, tenzij een en ander het gevolg is van grove nalatigheid of opzet van de zijde van het notariskantoor.

2. Indien zich bij de uitvoering van een opdracht onverhoopt een gebeurtenis voordoet – waaronder ook een nalaten begrepen wordt – die tot aansprakelijkheid leidt, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag of de bedragen waarop de door het notariskantoor gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft, vermeerderd met het eigen risico dat het notariskantoor onder die aansprakelijkheidsverzekering draagt. Indien door de uitvoering van een opdracht of op andere wijze schade aan personen of zaken wordt toegebracht, waarvoor het notariskantoor aansprakelijkheid draagt, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag of de bedragen, waarop de door het notariskantoor gesloten algemene aansprakelijkheidsverzekering (AVB) aanspraak geeft, vermeerderd met het eigen risico dat het notariskantoor onder die algemene aansprakelijkheidsverzekering (AVB) draagt. Indien in een dergelijke situatie het notariskantoor op grond van de gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering geen recht heeft op een uitkering en rechtens desalniettemin vast komt te staan dat het notariskantoor aansprakelijk is, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot een bedrag maximaal gelijk aan drie maal het notariële honorarium dat voor de betreffende dienstverlening door het notariskantoor in rekening is gebracht. De (kandidaat-)notarissen verbonden aan het notariskantoor zijn lid van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) en voldoen aan de door de KNB voorgeschreven verzekeringsplicht.

3. De in artikel 2 omschreven aansprakelijkheidsbeperking geldt tevens voor het geval het notariskantoor aansprakelijk is voor het niet deugdelijk functioneren van de door het notariskantoor bij de uitvoering van de opdracht gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken, geen enkele uitgezonderd.

4. Bij het inschakelen van derden zal het notariskantoor zoveel als mogelijk overleg met de opdrachtgever voeren. Het notariskantoor is niet aansprakelijk voor onverhoopte tekortkomingen van aldus ingeschakelde derden.

5. De in artikel 2 omschreven aansprakelijkheidsbeperking geldt ook voor het geval dat ten onrechte een opdracht geweigerd mocht zijn en daaruit schade mocht voortvloeien.

6. Het niet, anders dan inhoudelijk, weersproken in ontvangst nemen van een door het notariskantoor op verzoek van opdrachtgever opgemaakte (concept)-akte impliceert de erkenning van het verlenen van een opdracht.

7. Indien de opdracht wordt verstrekt door een natuurlijk persoon namens een rechtspersoon, is, indien deze natuurlijke persoon beschouwd kan worden als de (mede)beleidsbepaler van deze rechtspersoon, deze tevens in privé opdrachtgever. Bij wanbetaling door de rechtspersoon is hij derhalve persoonlijk aansprakelijk voor de betaling van de declaratie, onverschillig of deze, al dan niet op verzoek van de opdrachtgever, ten name van een rechtspersoon is gesteld dan wel ten name van de opdrachtgever als natuurlijk persoon.

8. De kosten van uitvoering van de opdracht door het notariskantoor omvatten het honorarium en de verschotten. Tenzij tussen partijen uitdrukkelijk anders is afgesproken wordt het honorarium bepaald aan de hand van de bestede tijd en het voor de betreffende opdracht geldende uurtarief. Verschotten zijn de werkelijk gemaakte kosten die het notariskantoor ten behoeve van de opdrachtgever betaalt en kantoorkosten die forfaitair worden berekend op 5% van het honorarium met een minimum van € 50,00 exclusief BTW. Betaling van declaraties dient te geschieden binnen veertien (14) dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen of anders is vermeld. Bij overschrijding van deze termijn is de cliënt in verzuim en is de wettelijke vertragingsrente ex artikel 6:119a BW verschuldigd. Indien invorderingsmaatregelen tegen de in verzuim zijnde cliënt worden getroffen, komen de kosten vallende op die invordering voor rekening van de cliënt. Het notariskantoor kan, nadat de opdrachtgever daarvan op de hoogte is gesteld, haar werkzaamheden opschorten indien een declaratie of voorschot niet binnen de betalingstermijn is voldaan.

9. Alle bedingen van deze Algemene Voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van de notarissen, kandidaat-notarissen en al de overige personen die bij, voor of namens het notariskantoor werkzaam zijn. Hetzelfde geldt voor vroegere notarissen en medewerkers met inbegrip van hun eventuele erfgenamen, indien zij aansprakelijk mochten worden gehouden nadat zij het kantoor van het notariskantoor hebben verlaten.

10. Op de rechtsverhouding tussen het notariskantoor en de opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen zullen primair worden beslecht door de geschillencommissie van het Notariaat (www.degeschillencommissie.nl). Op de dienstverlening is van toepassing de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT). De WWFT verplicht de notaris om bepaalde transacties te melden.

11. Vorderingen op het notariskantoor, uit welken hoofde ook, zijn niet overdraagbaar.

12. Met het verstrekken van de opdracht verklaart opdrachtgever zich akkoord met deze Algemene Voorwaarden.

PRIVACYVERKLARING

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt. 

 

Onze contactgegevens 

Naam kantoor: Notariskantoor Le Coultre
Adres: Burg. van Nispen van Sevenaerstraat 14
Postcode / Plaats: 1251 KH Laren
Contactpersoon: M.F. Le Coultre
E-mailadres: info@notarislaren.nl

Onze diensverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;

om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;

voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

 

Regels persoonsgegevens bij notariële akten:

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden (onder andere de wettelijke verplichting op grond van artikel 58 en 59 Wet op het Notarisambt en de wettelijke verplichting op grond van de Selectielijst (119), Staatscourant 2005, nr. 212 (archiefwet).

Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.

De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.

Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.

De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.

De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.

Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

 

Adviezen en overige diensten: 

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt: 

Het verstrekken van persoonsgegevens door middel van doorzending van concepten en dossierstukken aan derden, met toestemming van de cliënt, heeft de volgende doeleinden en vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang:

– informeren van derden op verzoek van de cliënt;

– op grond van toestemming van de cliënt.

Het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken en opslaan van persoonsgegevens ten behoeve van de dienstverlening waaraan geen authentieke akte gekoppeld is zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk: 

– uitvoeren van de opdracht gegeven door de cliënt.

Het verstrekken van persoonsgegevens door middel van doorzending ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in registers heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

– kenbaarheid;

– op grond van de wettelijke verplichtingen en waarbij de wettelijke grondslag ontbreekt, toestemming van de cliënt.

Het vastleggen en raadplegen van persoonsgegevens ten behoeve van het legaliseren van handtekeningen heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

– bevestigen van de echtheid van de handtekening op verzoek;

– wettelijke verplichting op grond van de selectielijst (123) en artikel 52 lid 2 Wet op het Notarisambt.

De verwerking van naam, contactgegevens, hoedanigheid contactpersoon zakelijke ketenpartners en adviseurs bij het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens ten behoeve van relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang: 

– informeren en faciliteren van de samenwerking in de keten;

–  op grond van toestemming van de cliënt.

De verwerking van NAW en bankrekeningnummer bij het verzamelen, vastleggen en gebruiken van gegevens door de financiële administratie heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:

– kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen;– wettelijke verplichting op grond van artikel 2:10 lid 3 en 4 Burgerlijk Wetboek, artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen, de selectielijst (122) en artikel 24 lid 6 Wet op het Notarisambt. De verwerking van sollicitatiebrief, CV, assessment, VOG-verklaring bij het verzamelen, vastleggen en bewaren van sollicitatiegegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang:

– selectie van personeel;

– op grond van toestemming van de sollicitant.

Bron van verwerkte persoonsgegevens 

Als ons kantoor uw persoonsgegevens verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

-Basisregistraties Personen (BRP)

-Openbare registers, waaronder het Kadaster, Handelsregister, Gemeente, centraal  levenstestamenten register

-Makelaar, bank, geldverstrekker of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst of hypotheek waarin u één van de partijen bent

-Schuldenaar

-Schenker

-Accountant of andere adviseur in verband met werkzaamheden met betrekking tot uw onderneming

-Testateur/testatrice

 

Doorgeven van uw persoonsgegevens: 

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. 

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

-Belastingdienst

-Centraal Levens Testamenten Register

-Centraal Testamenten Register

-Handelsregister

-Kadaster

-De rechtbank (het huwelijksregister)

-Koninklijke Notariele Beroepsorganisatie

-Ketenpartners (bijvoorbeeld makelaar, tussenpersonen) alleen met toestemming van client

-Gemeenten

-Collega notarissen

-De wederpartij of andere betrokkene(n) bij uw akte of onderhands stuk

-Een (toekomstig) gerechtigde die rechten uit uw akte of onderhands stuk kan ontlenen

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens:

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard. 

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens: 

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en  hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte of strekken de persoonsgegevens tot bewijs, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar

Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking. 

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor:

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via info@notarislaren.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Met het verstrekken van de opdracht verklaart opdrachtgever zich akkoord met deze Privacyverklaring.